建立系統讓事情有方法，不必每次重來。
建立系統，是把有效做法整理成清楚的流程、責任、完成標準與回饋，讓別人能接手，也能繼續改進。
每次都要你提醒、同一件事講很多遍；換個人接手，工作又得從頭摸索。
每件事都得親自盯，工作就容易佔滿生活。建立系統從留下有效方法、交接標準與回饋節點開始，練習讓團隊有方法可循，也把自己在意的人與生活放進經營的考量。
把經驗留在人腦裡，還不能讓下一個人接得起來。
我們先選1件反覆發生的工作，寫清楚何時開始、由誰處理、完成後留下什麼，以及遇到例外找誰。讓下一個人試做，才知道方法是否真的能被使用。
在帶領業務團隊與開發客源的脈絡中，以下原話談到讓新人複製有效方法、減少摸索的系統。
我們在帶業務團隊， 我們要的是幫助到我們團隊裡面的每一個人。大多數的人都會有客源開發了這個問題啊，這也是我們這帶團隊領導人， 你必須用心的去架構起來的。
在你團隊當中的哪一套是有效的開發的模式，必須要讓她很徹底的去落實，真正產生出來是最漂亮的這個成果。讓每一個新進來人員可以複製團隊當中有效的系統，來幫他們減少這個摸索的時間。
這是每個人以及每個業務團隊必須要擁有的一套開發的這個系統。
例如：把客戶詢問交接給同事
假設情境
- 原本
- 客戶來問，你看一下之前的對話，照平常那樣回。
- 試著說清楚
- 先記錄客戶需求與未完成事項，再交給負責人；接手者確認收到，遇到未列明條件就回報，完成後留下處理紀錄。
先試這1件事
挑1件你本週重複交代的事，寫下步驟、完成標準和例外處理，請同事照著試一次，再修正他卡住的地方。
了解建立系統的課程方向進一步練習與常見問題
訂出目標之後，還要有人能把事情持續做好。建立系統從一件反覆發生的工作開始：先留下有效的做法，再把步驟、責任、完成標準與例外處理寫清楚。用一次真實交接找出缺口，修正後再讓下一個人使用。
先把1件事，做成能交接的方法
- 找一件重複發生的工作，說清楚要解決什麼問題。
- 把開始條件、處理步驟與負責人寫清楚。
- 留下完成標準，並寫出例外情況要找誰。
- 讓另一個人實際試做，記錄卡點並更新方法。
流程寫完，還要看它是否真的被使用
NIST介紹Baldrige框架時，以方法、落實、學習與整合等面向檢視組織流程。我們的實作建議是：除了留下文件，也看使用者是否能照著完成、哪些地方反覆卡住，以及更新後如何讓團隊知道。 [2]
常見問題
建立系統一定要買軟體嗎？
可以先從一份清單、表單或交接紀錄開始。先知道工作如何流動、誰負責與如何確認完成，再評估工具是否能支持這個做法。
建立系統和設定目標有什麼不同？
目標定義想完成什麼；系統處理有效做法如何被執行、交接與持續改進。先有方向，再把重複工作的方法留下來，兩者相互配合。
有了流程，就不需要領導了嗎？
仍然需要有人說明方向、提供支援並處理新的例外。流程協助日常工作有依據，領導則讓團隊知道為什麼做、何時需要調整。
希望把經驗轉成流程、減少反覆交代的企業主、團隊主管與專業工作者。
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原話與研究來源
- 佳興老師《超級業務六大能力有聲書 (8CD)》
查看延伸資料與出處
National Institute of Standards and Technology. (2023, February 10). About the Baldrige Excellence Framework.
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